Семенова Е. А.,
заместитель директора
по правовым вопросам
некоммерческого партнерства
«Исследовательский центр
права «ЮРВЕДЪ»
Понятие «тендер» не закреплено в законодательстве России.
В предпринимательской среде под тендером понимается конкурс коммерческих предложений поставщиков, исполнителей и подрядчиков, результатом которого является выбор покупателем, заказчиком лучшего по цене и качеству товаров (работ, услуг) предложения с целью обеспечения наиболее выгодных условий сделки.
Законодательство о проведении конкурсов довольно скудно. Практически единственным нормативным актом, регулирующим отношения в данной сфере, является Федеральный закон № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд»(1).
Вместе с тем проведение тендеров коммерческими организациями тоже требует соблюдения определенных правил. Коммерческие структуры проводят тендеры, чтобы максимально эффективно распоряжаться собственными средствами и выбрать партнеров по сделке по определенным критериям оценки.
Поэтому, если руководством фирмы принято решение выбор поставщиков и подрядчиков осуществлять на конкурсной основе, начинать данный бизнес-процесс необходимо с разработки алгоритма действий.
Избранный порядок проведения конкурентных процедур отражается в локальном нормативном акте (далее по тексту – ЛНА), коим являются стандарт предприятия, положение, инструкция, Правила и пр.
Как правило, подготовка ЛНА, регламентирующего тендерную процедуру, возлагается на юридическую службу фирмы.
Данный внутренний документ разрабатывается с учетом специфики производственной, управленческой, финансовой, коммерческой, кадровой и иной функциональной деятельности внутри хозяйствующего субъекта, а также корпоративной политики в области закупок (выполнения подрядных работ, оказания услуг).
Поскольку форма и содержание такого рода локального правового акта федеральным законодательством не регламентированы, то при его разработке принимаются во внимание обычные требования к организационно-распорядительным документам.
(1) СЗ РФ. – 2005. – № 30 (ч. 1).– Ст. 3105.
Главное – создать прочную нормативную базу для внедрения в компании системы проведения тендера и закрепить все процедурные вопросы.
Каждый раздел ЛНА должен являться его функциональной частью. Важно соблюсти стилистическое и логическое единство документа, исключить внутреннее противоречие и неточность.
Первый раздел ЛНА, назовем его Положением о проведении тендеров, призван разъяснить цели организации тендера и задачи, которые необходимо решить в ходе его проведения.
За основу берем стандартные формулировки: содействие реализации единой финансово-хозяйственной политики, направленной на сокращение непроизводственных расходов, повышении рентабельности выпускаемой продукции, объективный отбор для собственных нужд наиболее качественных и выгодных в экономическом и других аспектах товаров (работ, услуг), проектов и контрагентов, содействие развитию добросовестной конкуренции среди контрагентов, ориентирующихся на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг) для фирмы-заказчика.
Определяемся с той формой, в которой предполагается проводить тендеры.
К участию в открытом конкурсе через специализированные СМИ, интернетсайты или другие публичные каналы информации приглашаются все фирмы, отвечающие определенным требованиям организатора тендера.
Закрытый тендер предполагает приглашение фирмой-организатором участников, отобранных ею по каким-либо значимым для нее критериям.
В этом же разделе положения о тендерах устанавливаются основания для проведения тендера, допустим:
– сумма сделки составляет 500 000 рублей и выше;
– наличие трех и более конкурирующих производителей товаров (работ, услуг);
– прямое указание акционеров на необходимость осуществления капитального ремонта зданий и сооружений после выбора технических решений, предложенных несколькими строительными фирмами.
Здесь же целесообразно изложить основные определения, термины, сокращения, используемые в ЛНА, скажем, предмет тендера, тендерная документация, претендент, альтернативное предложение и пр.
Второй раздел положения посвящаем подготовке документации к проведению тендера.
К основным действиям при подготовке документов можно отнести:
– определение ассортимента, цены товара и других условий поставки на основе плана производства; объема, вида и сроков выполнения работ на основании проекта технического перевооружения; потребности в оказании услуг в рамках бизнес-плана;
– подготовка спецификаций поставки или заданий подрядчику (исполнителю);
– изучение рынка товаров, работ, услуг и поиск поставщиков, подрядчиков;
– подготовка и направление поставщикам (подрядчикам) приглашений на участие в тендере;
– регистрация материалов, полученных от претендентов на участие в тендере, и их обработка;
– анализ коммерческих предложений потенциальных поставщиков (подрядчиков, исполнителей) по цене товара, стоимости работ, наличию технических решений, объему предлагаемых услуг.
Подготовку материалов к проведению тендерных процедур осуществляет то должностное лицо либо структурное подразделение, которое согласно функциональным обязанностям обеспечивает потребности организации в том или ином продукте (работе, услуге).
Предлагается воспользоваться примерным перечнем документации.
Заявка структурного подразделения на проведение тендера с кратким экономическим, техническим обоснованием необходимости закупки товара (выполнения работ, оказания услуг) со ссылками в случае необходимости на соответствующие приказы, бизнес-планы или иные документы.
Информация о качестве товара (работе, услуге) с указанием ГОСТов, ТУ, СНиПов и иных качественных характеристик, а также о цене или стоимости предмета тендера.
Перечень конкурирующих организаций, выходящих на тендер, и справка о потенциальных контрагентах с указанием времени существования каждой фирмы, ее статуса (производитель, посредник, дилер), информации о ее месте на мировом или отечественном рынке товаров (работ, услуг), объема реализации (производства), о наличии опыта по производству требуемой продукции, о финансовом состоянии фирмы.
Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц либо надлежащим образом заверенные копии свидетельств о государственной регистрации претендентов на участие в тендере, постановке на учет в налоговом органе, присвоении ОГРН, назначении (избрании) единоличного исполнительного органа юридического лица, выписки из Устава, копии лицензии в случае, если работы, услуги подлежат лицензированию.
Конкурсные предложения потенциальных поставщиков, подрядчиков, исполнителей, в которых содержится информация о качественных и ценовых характеристиках продукции, возможных скидках, порядке оплаты (предварительная, последующая с рассрочкой или отсрочкой платежа и пр.), гарантийных обязательствах, таких дополнительных условиях, как отнесение расходов по доставке товара на поставщика, и т. д.
Результаты конъюнктурной проработки в виде сопоставительных таблиц конкурентных листов и т. п.
Уведомление о возможности (необходимости) присутствия на заседании тендерной комиссии представителей структурного подразделения, подготовившего материал, иных подразделений организации, а также представителей фирм, участвующих в тендере.
Подготовленный материал представляется в постоянно действующий орган фирмы, ответственный за выбор поставщиков, подрядчиков, исполнителей из числа соискателей, которые участвуют в тендере.
На практике подобный орган именуется тендерной комиссией или тендерным комитетом.
Вопросы организации работы тендерной комиссии – к примеру, фирмой выбрано такое наименование – необходимо регламентировать в одном из разделов положения о проведении тендеров либо в отдельном ЛНА.
В любом из этих документов следует обозначить задачи тендерной комиссии, коими, по всей вероятности, являются:
объективный подход к подбору контрагентов, поставляющих продукцию, выполняющих работы, оказывающих услуги;
отбор наиболее качественных товаров, работ, услуг в условиях, когда имеются альтернативные варианты, с учетом принципов производственной необходимости, экономической выгоды и других аспектов формирования договорных условий;
содействие развитию добросовестной конкуренции производителей, ориентирующихся на поставку товаров для нужд фирмы-заказчика;
подготовка в соответствии с произведенным выбором предложений об осуществлении тех или иных конкретных действий, а именно о заключении договора с определенным поставщиком или подрядчиком, внесении изменений в проект договора, об отказе от предложения контрагента и т. п.;
проверка реальности монопольного положения поставщика или подрядчика на рынке отдельных видов товаров (работ, услуг), отсутствия альтернативных предложений и разрешение, в случае необходимости заключения договоров с поставщиками (подрядчиками) без проведения тендера.
В состав тендерной комиссии обычно включаются представители юридической, экономической, бухгалтерской, финансовой служб, подразделений по экономической безопасности.
Персональный состав тендерной комиссии должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя организации. Кадровые изменения, происходящие в организации, необходимо своевременно фиксировать в данном приказе.
Из числа членов тендерной комиссии избираются или назначаются руководителем председатель и секретарь тендерной комиссии.
Практика показывает, что основная нагрузка в работе с тендерной документацией и по оформлению результатов тендера ложится на плечи секретаря тендерной комиссии.
Поэтому, если члены тендерной комиссии могут осуществлять функции на безвозмездной основе, в отношении секретаря комиссии целесообразно рассмотреть возможность доплаты за выполнение дополнительной работы.
Это предусмотрено ст. 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ(1).
В то же время в зависимости от конкретных объемов основной и дополнительной работы исполнение обязанностей секретаря тендерной комиссии можно включить в основные трудовые обязанности сотрудника.
Кроме всего прочего, в ЛНА необходимо установить процедуру заседания тендерной комиссии и порядок принятия решений.
Например, положением о проведении тендеров в ООО «ХХХ» данный этап конкурса регламентирован следующим образом.
Заседания тендерной комиссии проводятся, как правило, один раз в месяц (очередные заседания).
Внеочередные заседания комиссии созываются по инициативе большинства членов комиссии или председателя комиссии.
Заседание тендерной комиссии правомочно, если на нем присутствуют не менее трех четвертей ее членов.
(1) СЗ РФ. – 2002. – № 1 (ч. 1). – Ст. 3.
Очередность рассмотрения тендерных предложений на одном заседании определяет председатель тендерной комиссии.
Заседание тендерной комиссии начинается с объявления председателем тендерной комиссии повестки дня и проверки явки всех приглашенных лиц.
Представитель структурного подразделения, готовившего материалы, делает краткое устное сообщение о поступивших от претендентов коммерческих предложениях и тендерной документации.
В случае необходимости заслушиваются мнения специалистов, не являющихся членами тендерной комиссии, но приглашенных к участию в заседании комиссии.
При явке представителей контрагентов заслушиваются их сообщения.
Председатель и члены тендерной комиссии имеют право участвовать в обсуждении материалов, представленных на комиссию, задавать вопросы по существу представителям подразделений и контрагентов, специалистам и высказывать свое мнение относительно конкретного тендера. Председатель тендерной комиссии вправе снимать вопросы членов тендерной комиссии и прекращать обсуждение.
Секретарь тендерной комиссии обеспечивает письменную фиксацию принимаемых решений, ведение протокола, а в необходимых случаях – стенографирование или запись обсуждения и принятия решения на магнитные носители.
После обсуждения тендерной документации и коммерческих предложений председатель в произвольной очередности опрашивает членов тендерной комиссии о том, какое решение, по их мнению, надлежит принять.
Тендерная комиссия при принятии решения руководствуется следующими критериями:
– оптимальная цена товара (работ, услуг);
– наилучшее качество товара (работ, услуг);
– наличие особых или дополнительных условий поставки, выполнения работ, оказания услуг;
– обеспеченность контрагента техническими средствами, наличие у контрагента собственной производственной либо исследовательской базы;
– стабильность имущественного и финансового положения контрагента;
– предполагаемый экономический эффект от заключения договора;
– готовность заключить договор по типовой форме, действующей в ООО «ХХХ»,
а также иными критериями, способными оказать существенное влияние на ход выполнения контрагентом обязательств перед ООО «ХХХ».
Решение тендерной комиссии принимается простым большинством голосов от числа присутствующих членов тендерной комиссии. В голосовании не принимают участие заинтересованные члены комиссии (готовившие документы для проведения тендера).
Тендерная комиссия принимает одно из следующих решений:
– снять вопрос с рассмотрения;
– возвратить тендерный материал на доработку;
– отложить принятие решения до выяснения дополнительных обстоятельств;
– считать тендер состоявшимся, а выбранным контрагентом – конкретную фирму, предложившую наиболее приемлемые условия сделки;
– разрешить заключение договора с поставщиком без проведения тендера, в связи с тем что он занимает монопольное положение производителя на рынке данных видов товаров, или отсутствует альтернативный вариант.
Информация, полученная членами тендерной комиссии при осуществлении ими своих полномочий, не подлежит разглашению.
Решения тендерной комиссии оформляются в виде протокола заседания тендерной комиссии, где указываются дата заседания, основание тендера, состав его участников, краткое описание конкурсных предложений, принятые решения.
Подготовку и представление протоколов заседания тендерной комиссии и прочее делопроизводство обеспечивает секретарь тендерной комиссии.
По результатам тендера структурное подразделение, подавшее заявку на проведение тендера, обеспечивает заключение либо пролонгацию договора.
В локальный нормативный акт, регулирующий организацию тендеров, целесообразно включить в качестве приложений образцы тендерной документации. Предложенные формы значительно облегчат последующую работу как сотрудникам, подготавливающим документы к тендеру, так и тендерной комиссии (тендерному комитету).
Локальный нормативный акт о проведении тендеров утверждается руководителем организации и вводится в действие соответствующим приказом.
ЛНА подлежит исполнению всеми должностными лицами и структурными подразделениями фирмы, чья деятельность связана с вопросами обеспечения потребностей в том или ином товаре (работе, услуге). Несоблюдение сотрудниками документа, предписывающего проведение тендера перед заключением договора, чревато привлечением виновных к дисциплинарной ответственности.
Проведение тендеров требует определенных правовых знаний, поэтому участие юрисконсульта в работе тендерной комиссии не может ограничиваться формальным присутствием на заседании. Анализ устава юридического лица, документов о назначении (избрании) руководителей фирм – участников тендера, выявление подводных камней в материалах, поступивших от претендентов, оценка оферт на предмет сбалансированности интересов бизнеса с требованиями закона – все это относится к мерам правовой защиты и является профилактикой возникновения проблем в ходе заключения и исполнения договора. | 
